Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

01.06.2023

Оптимизация у многих ассоциируется с огромными корпорациями. Подливают масло в огонь и некоторые специалисты, которые заверяют, что апгрейдить нужно только компании, где число сотрудников переваливает за 100 человек. По наблюдениям, современный мир слишком быстро меняется, и чтобы предлагать клиентам актуальный сервис, нужно серьезно прорабатывать внутреннюю организацию. Так ли это? Рассматриваем предметно.

Введение: о бизнес-процессах и оптимизации

В традиционном понимании: бизнес-процесс — организованная деятельность, в которой обязательно присутствие человека. Одной из ключевых характеристик является наличие строгого регламента с прогнозируемым результатом. Бизнес-процесс можно многократно повторять для достижения конкретной цели. Сейчас это понятие активно трансформируется под реалии современности.

Бизнес-процесс — часть целого. Задачи выполняются в связи, они созависимы, то есть результат предыдущего влияет на последующие этапы. Из-за особенностей структуру оптимизация, то усовершенствование, должна проводиться грамотно. Важно рассматривать бизнес-процесс как часть функционирования компании.

Оптимизация представляет собой комплекс мер, направленных на ускорение достижения целей. Процесс включает разработку и внедрение методов для улучшения взаимодействия внутри организации и упрощение/повышение эффективности выполнения рядовых действий. Основная цель — усовершенствовать привычные цепочки для достижения более масштабных результатов.

Оптимизация бизнес-процессов — это апгрейд компании. Устраняются недочеты, пересматриваются используемые методы, внедряются продвинутые. Только при комплексном анализе компании можно интегрировать новый алгоритм.

Какие процессы можно оптимизировать

Изменения не стоит приравнивать к сокращению штата или огромным тратам ресурсов. Чаще это пересмотр существующих порядков с минимальными корректировками при наличии потенциала для роста показателей. Последние обязательно должны быть измеримыми. Оптимизация может затрагивать широкий ряд процессов. Из наиболее распространенных целей стоит отметить:

автоматизация рутинных задач/производства;

сокращения затрат на выполнение конкретного этапа;

снижение себестоимости продукта/сокращение издержек;

повышение степени удовлетворенности клиентов.

К масштабной оптимизации компании обращаются в крайних случаях, когда ситуация настолько кризисная, что требуется глобальная перестройка. Наиболее популярна частичная. В ее рамках улучшается отдельный этап, который окажет позитивное влияние на продвижение к общей цели компании.

Когда необходима оптимизация

Расширение предприятия (увеличение количества сотрудников, отделов, филиалов). При этом показатели остаются на прежнем уровне или падают.

Рост числа заказов. Возникают накладки в поставках, появляются негативные отзывы клиентов.

Низкое качество продукта. В сравнении с конкурентами проигрывает, что негативно отражается на продажах.

Отсутствие единой системы взаимодействия между сотрудниками/отделами.

Неэффективная постановка/выполнение задач. Нарушена связь между сотрудниками/отделами, нет понимания целей компании, недостаточная мотивация.

Размытые рамки между отделами, дублирование функций сотрудников/отделов. Работа компании «бюрократизирована», то есть задачи делаются ради задач, а не для достижения цели.

Рутинные задачи отнимают ценное время сотрудников. Низкое КПД исходит из неправильной организации труда.

4 основных правила оптимизации бизнес-процессов

Мало найти проблему, нужно грамотно к ней подступиться. Оптимизация хороша тем, что дает в руки предпринимателя огромный перечень инструментов под разный бюджет, и подчиняется конкретным правилам.

Локализация проблемы

Выявление неисправных алгоритмов даст понимание существующих недочетов и пробелов в функционировании компании. Условно можно выделить три этапа:

Фиксация. Подробная запись действующих процессов (таблицы, схемы, связки с отражением ключевых показателей).

Анализ. Выявление слабых мест, неработающих алгоритмов.

Стратегия. Выбор частичной или масштабной оптимизации.

Движение от общего к частному

Разрушить и выстроить с нуля проблемную компанию — соблазнительно, но затратно. Оптимизация — плавное внедрение. По этой причине ставку делать нужно на поэтапные изменения с сохранением хорошо функционирующих бизнес-процессов.

Начинают с небольших задач. Так проще отслеживать изменения и вовремя корректировать курс. К тому же играет роль человеческий фактор: сотрудникам может быть сложно быстро перестроиться на новый порядок, что выльется в негатив или попытки саботировать навязываемые правила.

Комплексное восприятие проблемы

Оптимизация — это расчет на несколько шагов вперед. Нельзя вводить изменения без анализа их влияния на смежные процессы. В противном случае исправления последствий потребуют дополнительных вложений ресурсов (времени, финансов). Перед запуском мероприятий в рамках оптимизации анализируют как влияние на текущие, так и на будущие процессы.

Опор на статистику

Апгрейд предприятия сопряжен с изменениями, которые многим не придутся по душе. Консервативного типа сотрудники будут сопротивляться и находить аргументы в пользу старого «устройства». В такой ситуации руководитель должен действовать в рамках конкретных показателей, а не субъективных мнений.

Важно зафиксировать показатели перед началом оптимизации и отслеживать их изменения в процессе. Это позволит провести качественный анализ и вынести объективное решение по продолжению курса или корректировке используемых мероприятий.

Взаимодействие с коллективом должно строиться на прозрачности целей и процесса оптимизации. Желательно организовать что-то вроде отчетности, где каждый сотрудник сможет увидеть реальные показатели и отследить прогресс проводимых изменений.

Основные методы оптимизации

Особенность бизнеса в его уникальности. Нет двух одинаковых компаний, так же как и нет универсальных решений. Если говорить об основных методах, то можно только озвучить несколько подходов.

Кайдзен. Японская система выстраивания бизнеса. Концепция предполагает процесс непрерывного совершенствования всех процессов компании для достижения максимальной удовлетворенности клиента. Масштабный курс с мягкой реализацией для выстраивания бизнесс-процессов под новую философию.

Инжиниринг. Технологичный апгрейд с акцентом на автоматизацию. Пересматриваются проблемные или все процессы с целью выявления «слабых» для перестройки на новый более эффективный формат.

Теория ограничений. Если коротко, то «достижение максимума при минимуме изменений/затрат». В основе поиск «ограничителя», то есть баланса, при котором система функционирует продуктивно.

Цели оптимизации

Рандомный владелец бизнеса при озвучивании цели оптимизации остановится на «делать больше денег». Впечатляет, но абстрактно. Понимание бизнес-процессов начинается с разбора путей их выполнения. Когда ясно «что, для чего и как», можно ставить конкретные цели. Нагляднее в примерах.

Зачем оптимизация процесса обзвона клиентов? Для повышения качества обработки баз, снижения влияния человеческого фактора.

Зачем исключать человеческий фактор? Для фиксации всей информации, увеличения скорости обработки заявок.

Зачем увеличивать скорость обработки обращений клиентов? Для увеличения лояльности, захвата конкурентного преимущества за счет высокого качества сервиса.

Зачем повышать качество сервиса? Для увеличения продаж, так как для нашей целевой аудитории данный фактор является решающим при выборе.

Таким образом формируется цепочка для выявления истинной цели. Правильные вопросы ведут к конкретным действиям (или бизнес-процессам), которые стоит оптимизировать.

Подготовка к оптимизации

Внедрение изменений без понимания текущего положения дел и цели — пустая трата ресурсов. Перед началом обязательно проводятся подготовительные мероприятия.

Внешний и внутренний аудиты

Анализ текущего положения ситуации в компании необходим для разработки корректный стратегии. Для поиска сильных и слабых сторон используют широкий перечень инструментов, в числе которых SWOT-анализ, сбор данных по конкурентам.

Выбор ответственного лица

К оптимизации стоит относиться как к масштабному проекту, поэтому руководитель обязателен. Он должен обладать достаточными полномочиями для оперативного согласования, а также влиянием для повышения заинтересованности сотрудников в проводимых изменениях.

Организация проектной группы

Формирование группы из независимых специалистов и экспертов для выбора и внедрения актуальных инструментов, технологий. привлекают стороннюю организацию для объективного подхода.

Выбор метода

Исключение/ликвидация. Устранение ненужных/необязательных расходов или действий.

Изменение. Замена на новые неэффективных алгоритмов.

Ускорение. Автоматизация отдельных этапов/процессов/отделов.

Упрощение. Отказ от необоснованных усложнений.

Стандартизация. Внедрение актуальных методов по работе с привычными программами.

Системность. Разработка единой системы для взаимодействия внутри компании.

Добавление. Запуск новых процессов для повышение производственных параметров.

Презентация планируемых изменений для сотрудников

Прозрачность — основа современной компании. Каждый сотрудник должен понимать, для чего внедряются изменения, их влияние на его работу и деятельность компании. Также следует озвучить длительность процесса и обозначить цели, а также параметры, по которым они будут считаться достигнутыми.

Пошаговая инструкция оптимизации бизнес-процессов

Создание проектной группы для изучения текущей ситуации. Оцениваются бизнес-процессы, их эффективность. Составляются подробные отчеты по каждой группе. Дополнительно можно привлечь сотрудников и клиентов для поиска неэффективных процессов.
Формирование целей и показателей эффективности. На основе результатов предыдущего анализа определяются цели и ключевые показатели.
Анализ процессов. Отсечение неэффективных/неактуальных бизнес-процессов.
Разработка идеальной модели. На базе обозначенной цели формируется бизнес-процесс (или их сочетание) для эффективного ее достижения.
Внедрение. Утверждение и запуск изменений. Отслеживаются показатели.
Сбор результатов. Оценка эффективности внедрения строится на цифрах и фактах. Выносится решение о влиянии на компанию проведенных изменений и необходимости масштабирования оптимизации.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Успех измеряется приобретенными выгодами. Это же относится и к оптимизации. Ее проведение сопряжено с фатальными ошибками, которые часто совершаются от недостатка опыта или погоней за «быстрыми результатами».

Тяга к глобализации

Вместо поэтапного внедрения изменений тотальная «перекройка» внутренних процессов. Итог — развал компании, ухудшение ключевых показателей.

Неправильная цель

Поверхностный анализ или его отсутствие — это не только экономия финансов, но и дорога к огромным расходам. Если нет понимания проблемы, то слив бюджета обеспечен, так как нет ясного представления куда двигаться.

Отказ от фактов/цифр

Консервативные руководители любят «включать интуицию» и обосновывать решения собственным опытом. Современный бизнес — сочетание показателей и технологий. Здесь в лидерах тот, кто умеет оперировать данными.

Использование готовых решений

«Коробочные» продукты рассчитаны на усредненные показатели, в них не хватает гибкости для удовлетворения потребностей конкретной компании.

Необоснованная экономия

Выбирать по принципу «цена-качество» — разумно. Гнаться за дешевизной опасно. Нужно четко понимать, какой специалист необходим и проверять компетенции, чтобы получить качественную работу.

Советы по оптимизации: ключевые моменты

Детали имеют значение. Необходимо фиксировать все изменения, так как даже самые несущественные в конечном итоге могут повлиять на прибыль. Задача оптимизации — выявить подобные моменты. Лучше не торопиться, а вдумчиво и поэтапно реализовывать процесс.

Привлекайте профессионалов. Отказ от помощи компетентных специалистов затянет процесс. У них есть знания, опыт, чего лишен обычный руководитель. Специалист заметит по паре показателей отклонение от курса, которые в итоге принесет серьезные убытки. Главное — ответственно отнестись к выбору профи.

Компания после оптимизации

Есть ли жизнь после оптимизации? Да, но стоит понимать, что достигнутые результаты нужно поддерживать и развивать. Нельзя допускать стагнации. Оптимизация — это отправная точка роста и развития компании, которая задает направление на формирование нового курса, отвечающего современным запросам. Для исключения отката к начальным показателям нужно внедрять системы мониторинга. Их использование позволит вовремя видеть проблемные моменты и оперативно направлять силы для их исправления. Больше актуальной информации о бизнес-процессах и оптимизации на нашем канале ТГ.